ІНСТРУКЦІЯ про порядок комплектування та облік підручників
ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства освіти і науки України 02.12.2013 N 1686
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 18 грудня 2013 р. за N 2137/24669 ІНСТРУКЦІЯ про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів I - II рівнів акредитації I. Загальні положення
1. Ця Інструкція встановлює єдині вимоги до комплектування та обліку підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів I - II рівнів акредитації державної і комунальної форм власності, що використовують у навчально-виховному процесі підручники і навчальні посібники для загальноосвітніх навчальних закладів (далі - навчальні заклади).
2. Безпосередньо роботу з комплектування та обліку підручників і навчальних посібників здійснює бібліотекар навчального закладу, а у разі його відсутності - інша особа, визначена керівником навчального закладу (далі - бібліотекар). II. Комплектування та облік підручників і навчальних посібників
1. Навчальні заклади забезпечуються підручниками і навчальними посібниками в установленому законодавством порядку.
2. Бібліотечні фонди навчальних закладів комплектуються підручниками і навчальними посібниками згідно із затвердженим Міністерством освіти і науки України переліком підручників і навчальних посібників, що мають відповідний гриф Міністерства освіти і науки України.
3. Комплектування бібліотечних фондів навчальних закладів підручниками і навчальними посібниками, виданими за державним замовленням, здійснюється з урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 27 серпня 2010 року N 781 "Деякі питання забезпечення підручниками та навчальними посібниками студентів вищих навчальних закладів, учнів загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладів та вихованців дошкільних навчальних закладів".
4. Облік підручників і навчальних посібників повинен сприяти збереженню, правильному формуванню і використанню бібліотечного фонду навчального закладу, відображати надходження, загальну кількість і розподіл підручників і навчальних посібників по класах (групах), вибуття навчальних підручників і посібників з бібліотечних фондів.
Підручники і навчальні посібники обліковуються і зберігаються окремо від інших документів бібліотечного фонду.
5. Обліку підлягають усі підручники і навчальні посібники, що знаходяться у бібліотечних фондах навчальних закладів.
До процесу обліку підручників і навчальних посібників належать: прийом, штемпелювання, реєстрація надходження підручників і навчальних посібників, їх вилучення, а також контроль за їх використанням та зберіганням.
Облік підручників і навчальних посібників здійснює бібліотекар.
6. Облік підручників і навчальних посібників ведеться за груповим обліком у Книзі сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду за формою згідно з додатком 1 до цієї Інструкції, а також у Реєстраційній картці руху підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду за формою згідно з додатком 2 до цієї Інструкції.
7. На титульному аркуші кожного примірника підручника і навчального посібника над вихідними даними ставиться спеціальний штемпель із зазначенням найменування навчального закладу.
8. Перед початком навчального року бібліотекар видає підручники і навчальні посібники класним керівникам 1 - 11 класів загальноосвітніх навчальних закладів, керівникам груп професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів I - II рівнів акредитації під їх особистий підпис.
Видані підручники і навчальні посібники реєструються бібліотекарем у Журналі обліку виданих підручників і навчальних посібників, що ведеться за формою згідно з додатком 3 до цієї Інструкції.
У кінці навчального року підручники і навчальні посібники обов'язково повертаються до бібліотечного фонду навчального закладу.
9. Не придатні до використання підручники і навчальні посібники, що втратили актуальність, старі або мають дефекти, у яких закінчився строк використання, підлягають списанню і вилученню з бібліотечних фондів навчальних закладів.
Списання здійснюється на підставі акта про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури, затвердженого наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02 грудня 1997 року N 125/70 "Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, та Інструкції з їх складання", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22 грудня 1997 року за N 612/2416 (далі - акт), до якого додається опис підручників і навчальних посібників, що підлягають вилученню із бібліотечних фондів.
Акт складається у двох примірниках комісією, до складу якої входять бібліотекар, заступник керівника навчального закладу, педагогічні працівники, та затверджується керівником навчального закладу.
Перший примірник акта здається до бухгалтерії відділу освіти районної, районної у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій або бухгалтерії навчальних закладів, а другий примірник залишається у бібліотекаря.
На підставі акта бібліотекар вносить відповідні записи у Книгу сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду і Реєстраційну картку руху підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду.
10. Станом на 01 січня кожного року на підставі акта та Книги сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду бібліотекар робить звірку руху підручників і навчальних посібників.
11. Списані згідно з актом підручники і навчальні посібники здаються у макулатуру для фонду офсетного паперу, створеного відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року N 82-р "Деякі питання створення офсетного паперу" (Розпорядження N 82-р). Квитанції про здану макулатуру прикріплюються до акта.
12. Керівник навчального закладу здійснює контроль за обліком, зберіганням та рухом підручників і навчальних посібників.
13. Користувачі бібліотечних фондів повинні бережливо ставитися до підручників і навчальних посібників.
Якщо підручник та/або навчальний посібник втрачений або пошкоджений, користувач повинен замінити його аналогічним підручником та/або посібником чи рівноцінним.
У такому випадку бібліотекар робить відповідні відмітки в Журналі обліку підручників і навчальних посібників, що приймаються замість втрачених чи пошкоджених, що ведеться за формою згідно з додатком 4 до цієї Інструкції, на підставі якого комісія навчального закладу складає акт.
14. Підручники та/або навчальні посібники, що приймаються замість втрачених чи пошкоджених, реєструються бібліотекарем в Журналі обліку підручників і навчальних посібників, що приймаються замість втрачених чи пошкоджених, на підставі якого в кінці навчального року складається акт приймання підручників і навчальних посібників замість втрачених чи пошкоджених та вносяться відповідні записи бібліотекарем в Книгу сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду навчального закладу.
Директор департаменту загальної середньої та дошкільної освіти О. В. Єресько
Додаток 1 до Інструкції про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів I - II рівнів акредитації (пункт 6 розділу II) Книга сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду __________ (найменування навчального закладу)
I. Надходження підручників і навчальних посібників Дата запису N запису за порядком Звідки надійшли N і дата супровід- ного документа Всього надійшло примір- ників На суму Надходження по класах Інше Примітки
II. Вибуття підручників і навчальних посібників Дата запису акт про списання N (число, місяць, рік) Вибуло всього Причина вибуття По класах Інше Примітки
примір- ників на суму через зноше- ність як застарілі втрачені учнями (студен- тами) інше 1 клас 2 кл. 3 кл. 4 кл. 5 кл. 6 кл. 7 кл. 8 кл. 9 кл. 10 кл. 11 кл.
III. Підсумки руху підручників і навчальних посібників Рух підручників і навчальних посібників Всього примірників На суму Розподіл видань за призначенням Примітки Відмітка бухгалтера про звірку
для загальноосвітніх навчальних закладів (по класах)
Додаток 2 до Інструкції про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів I - II рівнів акредитації (пункт 6 розділу II) Реєстраційна картка руху підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду __________ (найменування навчального закладу)
Рік видання Дата отримання Номер запису в книзі сумарного обліку підручників і навчальних посібників Автор(и), назва підручника (рівень), навчального посібника, клас Примітки
надійшло вибуло (списано) у наявності (кількість примірників)
кількість примірників ціна одного примірника сума кількість примірників сума акт про списання N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Додаток 3 до Інструкції про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів I - II рівнів акредитації (пункт 8 розділу II) Журнал обліку виданих підручників і навчальних посібників __________ (найменування навчального закладу)
Навчальний рік __________ N з/п Автор(и), назва підручника (рівень) або навчального посібника Клас, група Рік видання Всього видано Відмітка про повернуті підручники або навчальні посібники Примітки
1 2 3 4 5 6 7
Додаток 4 до Інструкції про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів I - II рівнів акредитації (пункт 13 розділу II) Журнал обліку підручників і навчальних посібників, що приймаються замість втрачених чи пошкоджених __________ (найменування навчального закладу)
Дата Прізвище, ім'я учня Відомості про втрачені чи загублені підручники і навчальні посібники Відомості про отримані книги акт приймання підручників і навчальних посібників N Примітки
автор(и), назва підручника (рівень) або навчального посібника клас акт про списання N ціна автор(и), назва підручника (рівень) або навчального посібника клас ціна